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RPAとは?RPAのしくみ・メリット・RPA化できる業務について解説

2022-11-18

本記事では、RPAのしくみや導入するメリット、RPA化できる業務についてわかりやすく解説します。RPAが自社にとってどのように役立つのかがわかります。

 

RPAとは

RPAとは、「Robotic Process Automation」の略語で、

人の操作を模倣して、パソコンで行っている事務作業を自動化できるソフトウェアロボット技術のことです。

 

人が日常的に行っているマウス操作やキーボード入力などの操作手順を記録し、それを高速で正確に実行することができます。

 

・決まった手順の定型業務

・繰り返しおこなうルーチンワーク

 

などの自動化が得意で、主にPC上でおこなう事務作業の分野で導入が進んでいます。

RPAを利用することで、反復的なタスクを自動化でき、生産性が向上します。

 

RPAのしくみ

RPAを簡単に説明すると、指示のままに動くロボットのようなものです。

ここでは、RPAのしくみについて解説します。

操作を記録する

RPAを利用するときは、最初に作業の手順を一つひとつRPAツールに記録していきます。

部下に仕事をしてもらうため、どのような仕事を、どのような手順で行うのかを教えるイメージです。

 

たとえば、Webサイト上のテキストをExcelに転記する作業があるとしましょう。

このとき、作業を一つひとつ順番にRPAツールに記録します。

 

・Webサイトにアクセス

・テキストの抽出場所を指定

・テキストをコピー

・出力するExcelファイルを指定

・セルの場所を指定

 

上記の作業を記録することで、まったく同じ手順で作業を行うRPAボットが完成します。

同じ手順を繰り返す作業であれば、繰り返し処理の設定をすることも可能です。

必要なタイミングでボットを呼び出す

 

一度ボットを作成すれば、あとは必要なタイミングでボットを呼び出すだけで、作業が自動で実行されます。結果を見れば、きちんと作業できたかどうかを確認できます。

 

これまで作業に当てていた時間を、別のことに利用できるようになるでしょう。

 

RPAの特徴

RPAは、他のアプリケーションツールとどのような点で異なるのでしょうか。

ここではRPAの特徴について解説します。

人間が行う操作を実行できる

RPAは、人間の介入なしでは行えない操作であっても実行できます。

 

たとえば、

 

・基幹システムからcsvファイルをダウンロードする

・IDとパスワードを入力してログインする

 

といった、クリックや入力を起点とする作業であっても実行可能です。

RPAはそれまで人の介入が必要だった作業から人を解放し、生産性の向上に寄与します。

 

複数のアプリケーションをまたいで使える

私たちが普段パソコンを利用するとき、さまざまなアプリケーションを立ち上げながら作業することが多いと思います。

RPAは人のパソコン上における操作を模倣できるので、普段わたしたちがパソコンを利用するときと同じように、異なるアプリケーションにまたがった操作を実行できます。

 

たとえば、

 

・Excelファイルから基幹システムに項目を転記する

・Web上のテキストをExcelに貼り付ける

 

などです。

既存システムのまま使える

RPAの動作は、既存のシステムに影響を与えません。

アプリケーション側から見れば、RPAの動作は人によって操作されている状態と同じです。

RPA導入のために既存のシステムを改修したり更新したりする必要はないため、手軽に導入できます。

24時間365日稼働

RPAは人間と違い、24時間365日稼働できます。

 

そのため、

・毎日決まった時間にデータを取りにいく

・夜遅い時間でも正確に決められたタスクを実行する

などのような対応が可能です。

 

また、発注の処理や広告レポートの数値取得など、手作業で毎日おこなうには大変な業務を、時間や曜日にとらわれずに遂行できます。

 

RPA化に向いている業務

RPAは人間の作業を模倣できますが、すべての作業をRPA化できるわけではありません。

入力や転記、情報収集といった「定期的に発生する」、「ルールが定められている」、「大量の業務」の自動処理が向いています。

 

・交通費精算、請求書データの入力、問い合わせ内容の転記

・ターゲットリスト作成、SFA入力、広告レポート作成

・顧客データ収集、在庫状況の確認、商品情報の更新

・新入社員・新規職者のアカウント登録

・伝票入力、支払対応の実行、反社チェック など

 

これらの業務は企業活動において必ず発生するうえに重要なもの。それでありながら、人為的ミスが起こりやすい業務でもあります。

ルーチンワーク

RPA化に適している業務は、決まりきった手順で行われる日常的な仕事です。

そもそもRPAは、教えた手順どおりのことしか実行できません。

臨機応変な対応を必要としないルーチンワークは、RPAに適しています。

頻度が多いタスク

ルーチンワークの中でも、頻度が多いものをRPA化するのがおすすめです。

なぜなら、RPAボットは一度作成してしまえばいつでも呼び出しできますが、RPAボットを作成するまでにはそれなりの時間がかかるためです。

 

頻度の多いタスクを代行してもらったほうが、時間短縮のメリットが出やすいでしょう。

RPAを導入するメリット

RPAのメリットを図ることは、人間とコンピューターの作業を比べるようなものです。

作業スピードや正確性においては、人間が行うよりもコンピューターの方がはるかに優位性があります。

人的ミスを防げる

人が作業するよりも正確なため、作業ミスによる手戻りの時間が削減されます。

 

またRPAは設定したルールに従って動くため、人的ミスが起きるおそれがありません。内容を逐一確認する手間が減るうえに、常に一定の業務品質を担保できます。

作業時間が短縮される

人が作業するよりも圧倒的にスピードアップします。

同じ業務内容をより少人数で行えるようになり、人材不足の問題を解消するでしょう。

 

手作業で一つひとつの業務をこなすよりも、RPAを使えば圧倒的にスピーディに処理できます。

 

コンプライアンスが向上する

行われた作業がすべて記録されるため、コンプライアンス向上に寄与します。

人手を介さないため、従業員による情報漏洩事故も防げます。

生産性が向上する

作業時間が短縮されることで、人間にしかできない創造性のある仕事に注力できるようになります。従業員は単純作業から開放され、モチベーションがアップするでしょう。

 

単純作業に割いていた時間を、戦略立案や分析などのコア業務にあてられます。これにより、一人あたりの生産性向上が期待できます。

既存のシステムを変更する必要がない

RPA導入の際にシステムを新しくしたり、改修したりする必要はありません。

既存システムのままRPAを導入できるため、導入コストは低いといえます。

RPAのユースケース

すべての企業においてPC上のルーチンワークは存在しますが、その作業内容は企業によって大きく異なります。

そこで多くの企業で共通するルーチンワークを、部門別に以下の表にまとめました。

上記のタスクは、多くの企業でルーチン化されている作業でしょう。

RPA化する業務が思いつかない場合は、上記のタスクを参考にしてみてはいかがでしょうか。

RPAの導入状況

国内企業におけるRPAの利用状況を見ていきましょう。

出典:RPA国内利用動向調査 2021(2021年1月調査)-MM総研

 

ご覧のとおり、年商50億円以上の大企業においては、約4割が導入していることがわかります。

 

しかし一方で年商50億円未満の企業では、導入率が10%と低い状態です。

RPA×AIでより高度な作業も可能に

近年では、RPAにAI(人工知能)を組み合わせることで、より高度なタスクの処理が行える製品も誕生しています。

 

ここでは、RPAとAIを組み合わせた場合の効果について解説します。

RPAとAIの違い

まず、RPAとAIの違いを見ていきましょう。

RPAは、シナリオに基づいてタスクを実行する、いわば手足のような存在です。

 

一方AIは、機械学習を通じて独自のルールを作成し、そのルールに基づいて入力されたデータを判断します。

人間でいえば頭脳の部分といえるでしょう。

RPA×AIの効果

RPAにAIを組み合わせることで、一部に人の判断が必要だった領域のタスクについても、自動化できるようになります。

 

たとえば請求書を見て、必要な項目を基幹ソフトに入力していく作業があったとしましょう。

請求書は発行する会社によって様式が異なるため、RPAでは請求金額や契約IDを抽出できません。

 

ですがAIは、機械学習を行うことで、画像から「請求金額」と「契約ID」を抽出することが可能です。

画像から必要な項目をテキストに変換してRPAへ渡し、RPAは渡されたテキストを基幹ソフトに転記していきます。

 

このように作業の一部に人の判断が必要だったルーチン作業も、AIを組み合わせることで自動化できるようになります。

RPAと作業を分担して業務を効率化しよう

RPAの導入を検討する場合は、自社のルーチンワークを見直し、自動化できるタスクを選定するところから始めましょう。

 

もしすでに自動化したいタスクがある場合は、RPAツールのデモ版を試してみるのもおすすめです。

 

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