【総務必見】新入社員の受け入れ準備チェック！書類・備品・システム設定まで徹底解説

2025-1-22

新卒や中途採用の新入社員を受け入れるための準備は、企業にとって非常に大切です。準備不足のまま迎えてしまうと、業務の進行が滞ったり既存社員の負担が増えるといったリスクが高まります。

本記事では、新入社員のスムーズな受け入れ体制を構築するために、必要な書類や手続き、職場環境の整備などのポイントをわかりやすく解説します。

本記事を参考に、新たな人材を迎え入れる準備を進めていきましょう。

新入社員受け入れ準備の重要性

新入社員の受け入れ準備をしっかりと行うことはメリットがあり、結果として新入社員の定着率向上に大きく貢献します。

入社直後の新入社員は、環境の変化で不安を抱えやすいものです。しかし、受け入れ体制が整っていれば、大きな戸惑いや混乱を感じず業務をスタートできます。その結果、モチベーションが高まり、早期離職の防止にもつながります。

「この会社は自分たちをしっかりサポートしてくれる」という印象を与えられれば、新入社員は早い段階で会社を信頼し、業務への取り組み意欲を高めることができます。

受け入れに必要なシステム設定などをあらかじめ済ませておくことで、すぐに業務を始めてもらえて既存社員が新入社員の対応に追われすぎるのを防げます。既存社員は自分の業務に専念しやすくなり、全体の生産性が低下しにくくなります。

新入社員を迎え入れる準備は、大きく分けて次の4つがあります。

ここでは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

提出を求める書類を一覧にし、わかりやすく伝えましょう。また、入社式や研修日程などもまとめて案内すると、効率的に進めることができます。

新入社員に労働条件を最終確認してもらい、「労働契約書」に記名・押印をもらいましょう。

税や社会保険の手続きで必要な本人および扶養家族のマイナンバーを取得します。利用目的の通知とあわせて、本人確認・番号確認を行い、厳重に保管しましょう。

労働者は労働保険と社会保険に加入する義務があります。手続きは会社側で行うため、以下の提出期限を守りながら申請を進めましょう。

カテゴリ	保険の名称	入社時の手続き
労働保険	労働者災害補償保険	不要
労働保険	雇用保険	雇い入れた月の翌月10日までに、ハローワークに「雇用保険被保険者資格取得届」を提出
社会保険	健康保険厚生年金保険	入社から5日以内に、年金事務所（または健康保険組合）に「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」を提出（扶養家族がいる場合は「健康保険扶養者（異動）」も提出）
社会保険	介護保険	不要