本記事では、快適なテレワーク環境を構築するためにオススメのICTツールを紹介します。

テレワークに必須のツールと効率化させるためのツールに分けて解説しますので、導入の優先順位をつけられます。

 

テレワーク環境構築に欠かせないオススメICTツール5選

まず、テレワーク環境に欠かすことのできないICTツールは、以下の4種類に分かれています。

 

 

・リモートアクセスツール

・コミュニケーションツール

・管理システムツール

・ペーパーレス化ツール

 

その中でも特に必須のツールを紹介します。

リモートアクセスVPN

リモートアクセスVPNは、拠点外から拠点にアクセスするネットワーク接続に使うVPNです。

リモートアクセスVPNを利用すると、社外のデバイスからインターネットを経由して、社内LANにアクセスできるようになります。

自宅にいながら、まるで社内にいるかのように社内ネットワークを利用できます。

 

リモートアクセスVPNが役立つのは、以下のケースです。

 

• ・社内のファイルサーバーにあるファイルを閲覧したいとき
• ・社内サーバーに構築されたアプリケーションを利用したいとき

 

リモートアクセスVPNを構築するには、以下を準備します。

 

リモートデスクトップ

リモートデスクトップは、別の場所のデバイスから社内に置いてあるPCを、インターネット経由で遠隔操作する技術です。操作は自宅のPCで行うものの、実際の処理を行うのは会社に置かれているPCです。

自宅やカフェなどの好きな場所から会社のデスクトップにアクセスして、オフィスで作業しているときと同じ環境で作業することができます。

自宅PCにファイルが保存されないため、情報漏えいのリスクを低減できます。

またリモートデスクトップは、次のケースで役立ちます。

 

 

• ・会社側のPCを持ち出せない（持ち出しさせたくない）とき
• ・サポートを必要としている社員にシステム担当者が遠隔で支援を行うとき

 

リモートデスクトップは、Windowsの機能を利用して行うものと、クラウド型のアプリケーションを利用して行うものの2タイプがあります。

Windowsリモートデスクトップは、VPN環境の構築やホスト側のコンピュータのOSに制限があります。

 

一方クラウド型のリモートデスクトップはアプリのインストールだけですむため、利用するハードルが低いです。

 

代表的なクラウド型リモートデスクトップソフトは次のとおりです。

・TeamViewr（チームビューワー）

・AnyDesk（エニーデスク）

・Chrome (リモートデスクトップ)

ビジネスチャット

ビジネス上のコミュニケーションを円滑化・効率化するために開発されたコミュニケーションツールです。

ビジネスチャットを利用するとLINEのように直感的な操作性や即時的な利便性を兼ね備えており手軽にメッセージを送れるため、非対面でのコミュニケーションを強化できます。

 

ビジネスチャットは以下のシーンで有効です。

 

• ・メンバーと手軽にメッセージ交換やファイル共有を行いたいとき
• ・特定のプロジェクトに関して複数のメンバーと情報を共有したいとき

 

Eメールと比較したときの利点は次のとおりです。

 

• ・許可した人のメッセージのみが届くため、スパムメールがこない
• ・投稿後でもメッセージやファイルを訂正し削除できる

 

代表的なビジネスチャットアプリは次のとおりです。

 

• ・Teams（チームズ）
• ・Chatwork（チャットワーク）
• ・Slack（スラック）

Web会議

Web会議システムは、オンライン上でビデオ会議や音声通話を行うためのツールです。

以下のシーンで活用できます。

 

• ・リアルタイムで意思決定や情報共有したいとき
• ・自分のPC画面をメンバーに共有してプレゼンしたいとき
• ・ホワイトボードを使いながらディスカッションしたいとき

 

Web会議システムを利用するときは、メンバーにマイク付きのヘッドセットを利用してもらうのがオススメです。周囲の雑音が入りにくくなり、メンバーの声も聞き取りやすくなります。

 

代表的なWeb会議システムは次のとおりです。

 

クラウドストレージ

クラウドストレージとは、インターネットを通じてファイルやデータをオンライン上に保管するサービスです。

リモートワーク先や外出先からもアクセスできるため、効率的にファイル共有できます。

 

チャットアプリ等でファイルを共有する場合に比べて、以下の利点があります。

 

• ・ファイルを参照するのにメッセージをさかのぼる必要がない
• ・常に新しいバージョンのファイルを見れる
• ・編集させない、見れる人を指定するなどのアクセス権を設定できる

 

代表的なクラウドストレージサービスは次のとおりです。

 

• ・Dropbox（ドロップボックス）
• ・Box（ボックス）
• ・OneDrive for Business（ワンドライブ フォー ビジネス）

 

テレワークを効率化するオススメICTツール3選

次に、便利なICTツールを見ていきましょう。

下記に紹介するツールを導入すると、テレワーク業務を効率化させられます。

ワークフロー（電子稟議）

電子稟議システムを利用すると、紙ベースで行われていた申請のプロセスを電子化できます。

申請書の作成から承認までのプロセスをオンライン上で完結できるため、承認を得るためにわざわざ出社する必要はありません。

 

電子稟議システムは、紙ベースの申請に比べて以下のメリットがあり、テレワークを利用しない従業員にとっても役立ちます。

 

代表的な電子稟議システムは次のとおりです。

 

• ・kintone（キントーン）
• ・intra-martワークフロー

プロジェクト管理

プロジェクト管理ツールを利用すると、すべてのメンバーがリアルタイムのプロジェクト進捗状況を確認できます。

チームメンバー間のコミュニケーションを促進し、コラボレーションが活性化されるでしょう。

 

エクセルファイルを共有することと比べると、以下のメリットがあります。

 

• ・プロジェクト管理に特化した見やすい画面
• ・各々のメンバーがタスクの進捗を更新できる
• ・毎週のタスクから年次計画までのすべてのタスクを把握できる

 

代表的なプロジェクト管理システムは次のとおりです。

 

• ・Trello（トレロ）
• ・Asana（アサナ）

 

資産管理ソフト

資産管理ソフトとは、組織内におけるIT資産（PC、サーバー、ネットワーク機器など）を効率的に管理するためのツールです。

 

リモートワークでは、以下のシーンで役に立ちます。

 

• ・貸与したPC等の所有者・所在を一元管理できる
• ・各々のPCの使用時間・使用時間帯を確認できる
• ・アプリケーションやWebシステムの操作時間をユーザーごとに把握できる

 

代表的な資産管理ソフトは次のとおりです。

 

• ・SKYSEA Client View（スカイシークライアントビュー）
• ・LanScope Cat（ランスコープキャット）

テレワークのICTツール導入の課題

テレワークの課題を調査したレポートにおいて、課題と感じている項目の上位に上がっていたのは、次の3つでした。

出典：第 12 回 働く人の意識に関する調査 P17図テレワークの課題（MA）-公益財団法人

日本生産性本部

 

ここでは、それぞれ解決方法を紹介します。

通信環境の整備：テレワーク用のモバイルルーターを貸与

通信環境に課題を感じている具体的な問題として考えられるのは、次のとおりです。

 

• ・自宅にインターネット回線がない
• ・自宅のインターネット回線が遅い
• ・スマホのテザリングを利用している

 

スマホのテザリングを利用している場合は、速度制限されてしまうとテレワークを遂行できなくなってしまうでしょう。

 

上記の問題を解決する方法は、従業員に対してテレワーク用のモバイルルーターを貸与することです。

モバイルルーターを使用することで快適な通信環境となり、テレワークの生産性も向上します。

 

また家庭内のLANに会社のPCを接続するのはセキュリティ上好ましくないため、この状況を回避できる点でもメリットはあります。

職場に行かないと閲覧できない資料がある：紙資料を電子化する

テレワークの環境を整えるためには、業務で利用する紙文書を電子化しておく必要があります。

 

電子化する方法としては、次の3つが考えられます。

 

• ・複合機のスキャン機能またはドキュメントスキャナを活用する
• ・スマホのカメラを利用する
• ・外注する

 

複合機のオートフィーダー（上部についている紙送り装置）を利用すれば、両面印刷された大量の紙文書も即座にスキャンできます。

 

複合機を利用できない場合は、ドキュメントスキャナを用意すると、同じような効果を見込めるでしょう。

 

連絡・意思疎通を 適切に行えるような仕組み：コミュニケーションツールを導入し積極的に連絡を取る

相手の状況がわかりづらく、気軽に話しかけられないことや、業務以外の会話をするタイミングが計れないことがコミュニケーション不足の原因となります。

 

・状況や予定を積極的に共有する

・レスポンスは素早く、ただし相手に求めない

・文章よりも“箇条書き”で要点を伝える

・Web会議はできるだけビデオをONにする

・雑談も意識的に取り入れる

 

テレワークでは相手のタイミングや状況がわかりづらく、コミュニケーションは遠慮してしまいがちです。

雑談をなくし、業務上のやりとりに限ったコミュニケーションは、業務効率を上げ生産性を高められるように思えますが、実際には職場の同僚や上司との距離を心理的に遠ざけ、コミュニケーションにおける心理的障壁を高くしてしまいます。

孤独感や不安感を抱えてしまう前に、積極的に息抜きのコミュニケーションを行うのがよいでしょう。

テレワークのインターネット環境にはDoRACOONがオススメ

テレワーク利用者に貸与するモバイルルーターには法人専用のDoRACOONがオススメです。

クラウドSIMだからつながりやすい

DoRACOONはクラウドSIMを利用したWiFiルーターです。

マルチキャリアに対応し、通信する場所に応じてキャリアを自動で選択するので、従業員の自宅の場所がどこでも※、快適にインターネットに接続できます。

※ マルチキャリアのネットワーク(LTE(4G)・3G回線)に対応しております。（お客様での選択不可）
ただし、ご利用いただくエリアや電波や建物等の環境により一部ご利用頂けない場合や、通信速度が遅くなる場合がございますので、あらかじめご了承ください。

1日ごとにデータ量がリセットされるから使い過ぎを防止できる

モバイルルーターを貸与したときに心配なのが、業務以外のことに使われ、速度制限がかかる点です。

DoRACOONのプレミアムプランであれば、1日ごとにデータ量がリセットされます。

もし速度制限されてしまっても翌日に制限が自動解除されるので、管理者の手間がかかりません。

休止プランがある

テレワーク期間が終わってモバイルルーターを利用しない期間がある場合、DoRACOONなら休止プラン（税込550円/月）を利用できます。

 

使用しない期間は節約でき、テレワークに再び利用する場合はかんたんな手続きでプランを再開させられます。